Il vendor risk assessment, ovvero la valutazione del profilo di rischio del fornitore, non è un’attività che si possa svolgere una tantum, ma è un processo continuo e multidimensionale che si dipana lungo tutto il ciclo d’acquisto: dalla selezione del fornitore all’emissione dell’ordine, fino all’esecuzione contrattuale e all’eventuale offboarding. Ottenere il coinvolgimento di altri dipartimenti oltre all’ufficio acquisti – qualità, amministrazione, logistica e così via – contribuisce a ottenere un quadro completo e ne determina il successo.
Per evitare che un incidente banale come il calo di qualità di un fornitore si trasformi in una minaccia alla business continuity, è richiesto un monitoraggio costante che consenta all’impresa di far scattare il campanello d’allarme prima che sia troppo tardi. A tale scopo, occorre allargare la definizione di performance dai tradizionali KPI relativi alla qualità, alla sicurezza e alle tempistiche, andando a includere anche il rispetto dei criteri ESG e la classificazione dei supplier in termini di cybersecurity, per una visibilità a 360° sui fattori di rischio e sulle inefficienze nella gestione delle procedure d’acquisto.
Tralasciare questi aspetti e gestirli con strumenti poco evoluti significa trovarsi sprovvisti di un piano B ed esporsi a rischi di varia natura, come costi imprevisti o crisi reputazionali.
Nell’era dell’e-procurement, gli uffici acquisti hanno l’opportunità di passare da un atteggiamento difensivo a un approccio proattivo, facendo leva su piattaforme intelligenti che consentono di automatizzare la raccolta e il controllo sulle informazioni. Vediamo quindi insieme in che modo integrare le tecniche di risk management nella gestione dei fornitori, e come monitorare efficacemente l’insorgere di criticità grazie ai sistemi di Supplier Management e di Vendor Rating della suite procure-to-pay Online Procurement.
Come proteggere il business dal rischio nei processi d’acquisto in 3 step con Online Procurement
Step 1: Assessment del rischio dei fornitori
La valutazione del rischio del fornitore è focalizzata sui pericoli che possono influire su un fornitore in termini di prestazioni, qualità, conformità e reputazione, come ad esempio aspetti finanziari, operativi, legali, ambientali, sociali ed etici.
Tale analisi consente di anticipare problemi relativi alla qualità delle performance dei fornitori, tutelare il marchio e la clientela, garantire il rispetto di regolamenti e standard, potenziare le relazioni e la collaborazione con i fornitori, nonché individuare opportunità di crescita e innovazione.
Utilizzando un software di e-procurement in questa fase, sarà possibile:
- Ottenere una mappatura globale del parco fornitori esistente
- Selezionare i nuovi fornitori anche in base al profilo di rischio
- Automatizzare il calcolo del costo della potenziale interruzione di esercizio
Integrazione strategica dei fattori ESG
Uno studio IBM IBV del 2023 ha dimostrato che le organizzazioni considerate leader ESG hanno il 43% di probabilità in più di superare i loro pari in termini di redditività. “ESG” non è quindi soltanto una buzzword: selezionare fornitori compliant in tema di sostenibilità ha un impatto diretto e quantificabile sul valore aziendale.
Un esempio di successo è quello dell’Aeroporto di Bologna, che grazie a Online Procurement applica i temi di sostenibilità ESG a tutto il ciclo d’acquisto.
Attraverso la progettazione e l’inserimento di specifici questionari sia all’interno del percorso di qualificazione che del sistema di vendor rating, l’Aeroporto può misurare il rating di sostenibilità dei fornitori e monitorare l’andamento dei progressi, collaborando con i supplier migliori per raggiungere gli obiettivi ESG aziendali.
Rischi di cybersecurity e privacy
La cybersecurity è una delle principali preoccupazioni dei leader delle C-suite. Il costo delle violazioni informatiche e delle fughe di dati può infatti raggiungere cifre astronomiche. Le aziende devono pertanto proteggere i propri dati e assicurarsi che anche i loro fornitori adottino misure adeguate a salvaguardare i propri sistemi e dati da compromissioni e/o interruzioni.
Mettendo a disposizione delle imprese il tool SafeRisk, Online Procurement le aiuta a:
- Identificare i fornitori con solide pratiche di cybersecurity
- Assicurare la conformità al GDPR con specifici requisiti di qualificazione
- Gestire in maniera sicura e strutturata le fasi di onboarding e offboarding del fornitore
Step 2: mitigazione del rischio con azioni correttive
I piani di mitigazione proposti dalla piattaforma consentono di affrontare i rischi in modo proattivo, classificati per priorità e impatto potenziale, applicando le metodologie classiche del risk management: eliminare, ridurre, trasferire o ritenere il rischio, a seconda della tipologia e dell’urgenza per il business.
Step 3: monitoraggio e revisione periodica dell’action plan
Su Online Procurement potrai controllare in qualsiasi momento il progresso e l’efficacia delle misure di contenimento dei rischi applicate, insieme al rispetto delle tempistiche e del budget preventivato. Sarà la piattaforma stessa a consigliare quando è necessario aggiornare l’analisi di risk assessment.
I vantaggi dell’integrazione tra e-procurement e gestione del rischio
Parco fornitori più solido
La visibilità globale sugli indicatori di rischio del fornitore – geografici, finanziari, ESG – e sulle sue prestazioni contrattuali espresse tramite rating, incluso lo storico, consente di ottimizzare il processo di qualifica e di cogliere eventuali necessità di diversificazione dell’approvvigionamento.
Protezione della continuità operativa
Grazie al monitoraggio continuo e documentato dei rischi lungo tutto il ciclo di vita del fornitore, dalla selezione all’offboarding, potrai minimizzare l’impatto di eventuali interruzioni e tutelare la business continuity.
Impatto finanziario positivo
Le organizzazioni che danno priorità alla gestione proattiva dei rischi hanno un forte vantaggio competitivo. Online Procurement aiuta a identificare e a collaborare con i fornitori che aumentano questo vantaggio.
Controllo capillare sulla compliance
Gestire in sinergia le attività di Supplier Management e di Contract Management semplifica il monitoraggio degli standard di compliance: adempimento degli standard contrattuali, rispetto delle normative di settore, aderenza ai criteri ESG e al modello organizzativo 231, per le imprese che lo adottano.
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