The Procurement ha avuto il piacere di conversare con Giovanni Baruffini, CEO di Niuma srl – ICT Company e nostra partner – con il quale abbiamo parlato di una tecnologia che rende sempre più efficienti gli Uffici Acquisti nel Supplier Relationship Management: il riconoscimento automatizzato dei documenti.
- Riconoscimento documentale automatizzato: di cosa si tratta e in che modo è utile agli Uffici Acquisti?
Supportare gli Uffici Acquisti nelle loro attività è da sempre uno dei temi a cui Niuma dedica più sforzi e attenzione; la nostra ricerca tecnologica nasce proprio dalle necessità assimilate e talvolta dalle richieste puntuali dei clienti, che, sempre di più negli ultimi anni, cercano soluzioni per perfezionare e rendere più veloci tutte le operazioni necessarie alla Funzione Acquisti, ma molto ripetitive e, soprattutto, ad alto rischio di errore.
Una di queste attività è la validazione dei documenti dei fornitori sia in fase di accreditamento presso l’azienda che di aggiornamento della loro posizione. Facciamo riferimento, per esempio, a tutti quei documenti che riguardano importanti aspetti dei livelli di sostenibilità, compliance e qualità delle aziende fornitrici, come le certificazioni ISO, o quelli che racchiudono le informazioni giuridiche ed economiche, come le Visure Camerali e i DURC.
In questo ambito la tecnologia è chiaramente il valore aggiunto, per questo abbiamo investito nella funzionalità del riconoscimento documentale, affinché ampliasse le capacità della nostra piattaforma di eProcurement. Le tecnologie impiegate in tal senso rientrano nella categoria di Intelligenza Artificiale, nella fattispecie parliamo di Machine Learning, Natural Language Processing e Robotic Process Automation.
Il vantaggio più grande per gli Uffici Acquisti è senza dubbio il valore delle informazioni e della conoscenza che queste tecnologie dispensano ai Buyer. Una conoscenza approfondita raggiunta, peraltro, in un tempo minimo. Pensiamo, per esempio, a una strategia di ampliamento della platea di fornitori attuata da un’azienda; essendo i Buyer impegnati nelle loro attività ordinarie, l’utilizzo di automatismi tecnologici nella fase di estrazione di informazioni utili al business è un vantaggio decisivo per i Buyer e per l’azienda stessa. Inoltre, consolidati i processi attraverso cui si acquisisce questa conoscenza, l’azienda può fornirsene per strutturare una strategia di Risk Management oltre che per studiare alcuni aspetti – quali la compliance dei fornitori – all’interno di una più articolata Spend Analysis.
- Ha parlato di estrazione di informazioni utili ai Buyer e all’azienda: quali informazioni, nella fattispecie?
Il tipo di informazioni è, chiaramente, strettamente legato alle esigenze della Funzione Acquisti. Come prima accennavo, il riconoscimento documentale automatizzato può riguardare quelle tipologie di documenti con cui gli Uffici Acquisti hanno a che fare più spesso: dalle Visure Camerali, alle certificazioni ISO, ai DURC. Il processo, però, è sempre il medesimo ed è articolato in tre fasi.
Nella prima fase, la tecnologia è utilizzata per censire le fonti dei documenti; non per estrarre informazioni ma per stabilire che quanto da essa analizzato sia, di fatto, un documento (e non, per esempio, una fotografia).
La seconda fase serve a classificare i documenti identificati come tali. Partendo dal documento cartaceo, attraverso l’OCR (Riconoscimento Ottico dei Caratteri), la tecnologia può studiare il contenuto del documento. Impostando, quindi, dei riferimenti, per esempio delle keyword attese all’interno di quel documento, se ne individua la tipologia. Un esempio per tutti: se il criterio di ricerca impostato è la presenza della dicitura “Camera di Commercio di”, una volta individuata questa indicazione un certo numero di volte, il documento verrà classificato come una Visura Camerale.
La terza e ultima fase di questo flusso è l’estrazione di informazioni puntuali, per esempio le date presenti nel documento in esame. Queste date vengono poi immagazzinate, elaborate e confrontate con periodi di validità preimpostati, per verificare che il documento del fornitore sia in corso di validità. Inoltre, abbiamo sviluppato un sistema per cui, contestualmente all’individuazione della scadenza del documento, viene impostato un promemoria per l’aggiornamento dello stesso.
- Una volta acquisite queste informazioni, come si rendono leggibili ai Buyer?
Una volta raccolte, queste informazioni vanno di fatto ad aggiungersi al bagaglio informativo in possesso dell’azienda racchiuso in un Data warehouse – database che è la single source of truth dell’azienda – in cui tutti i dati possono essere catalogati. È qui che si passa dal Data lake (dati grezzi, non aggregati, non ordinati) al Data warehouse, formato da uno o più Data cube, cioè insieme di dati contestualizzati con dei riferimenti.
Tutto quello di cui abbiamo parlato finora avviene chiaramente all’interno della piattaforma di eProcurement, punto unico da cui si può avere visibilità del Data warehouse. È all’interno della piattaforma e attraverso dashboard interattive che il Buyer potrà reperire e leggere dati integrati e ricavare conoscenza utile per il suo processo decisionale. La dashboard può mappare il livello di compliance e di puntualità di un fornitore, così come l’esposizione complessiva dell’azienda a un numero troppo elevato di documenti non più in corso di validità. Ma la dashboard può evidenziare anche aspetti molto più puntuali: per esempio, che il processo di riconoscimento automatico non ha potuto identificare la data di scadenza di un documento con sufficiente affidabilità per considerarla sicura. In questi casi, suggerisce di procedere con un’ulteriore verifica, per non creare falsi positivi e inquinare i processi decisionali. Le informazioni sui documenti, dunque, arricchiscono la sezione di Analytics della nostra piattaforma di eProcurement in cui, infatti, è possibile studiare trend, statistiche e andamenti riferiti a singoli fornitori, determinati periodi temporali e altri criteri.
Management takeaways
In conclusione: l’utilizzo di uno strumento tecnologico come il riconoscimento documentale rappresenta non solo un investimento dal punto di vista della velocizzazione di alcuni processi ripetitivi, ma al contempo una risorsa per ampliare la conoscenza a disposizione dei Buyer e dell’intera azienda; conoscenza che può confluire – ad esempio – nei processi di Spend Analysis e Risk Management.
Giovanni Baruffini
CEO di Niuma srl
